Définition de la matrice d’impact

Cet écran fixe, pour une société, le langage commun des analyses d’impact. Il contient deux réglages enregistrés ensemble :

• les descriptions des niveaux 1 à 4 pour chaque critère d’impact ;
• les sept paliers de durée qui deviennent les colonnes des grilles DMTP, DMIA et PDMA de cette société.

La matrice et les paliers appartiennent à la société, pas au projet. Tous les projets de la même société partagent les mêmes textes et les mêmes colonnes de durée. Une modification faite depuis un projet s’applique donc à l’ensemble de la société.

Ouvrir l’écran

1. Ouvrez la fiche du projet.
2. Cliquez sur la tuile Configurer — Définition de la matrice d’impact.
3. Le nom de la société concernée s’affiche sous le titre.
4. Retour projet ramène à la fiche du projet. Enregistrer enregistre la grille et les paliers de durée.

Choisir la société

L’écran affiche la matrice de la société active, celle choisie dans le sélecteur d’en-tête.

• Si Toutes est sélectionné, le formulaire n’apparaît pas. Le message demande de choisir une société active. L’enregistrement est refusé dans le même cas.
• Un utilisateur voit les sociétés auxquelles il est rattaché. 

Pour préparer la matrice d’une autre société, changez la société active, puis rouvrez l’écran.

Une société qui n’a encore aucune matrice reçoit une copie de la matrice la plus récemment enregistrée. Tant que ses paliers n’ont pas été personnalisés, elle utilise l’échelle de durée standard.

Grille des critères

Huit critères, quatre colonnes Niveau 1 à Niveau 4. Le niveau 1 décrit l’impact le plus faible, le niveau 4 l’impact le plus grave. 

Chaque case est un texte libre. Rédigez des formulations comparables d’un niveau à l’autre, avec une gravité qui augmente nettement. Ces textes sont repris :

• en info-bulle sur les notes 1 à 4 des grilles DMTP (sous-activité VPAP), DMIA et PDMA ;
• en annexe de l’impression du BIA ;
• comme référence pour les analyses assistées du BIA.

Une case vide est proposée avec un libellé de départ. Si vous effacez une case et enregistrez, ce libellé de départ réapparaît à la réouverture. Pour remplacer un texte, écrivez le nouveau contenu : ne laissez pas la case vide.

Adaptez les seuils (montants, délais, nombre de clients) à la réalité de la société. Les équipes noteront 1, 2, 3 ou 4 en s’appuyant sur ces phrases : une formulation ambiguë entre deux niveaux produit des notes qui ne se comparent plus.

Paliers de durée

Le bandeau Aperçu montre les sept libellés tels qu’ils apparaîtront en tête des grilles DMTP, DMIA et PDMA. Il se met à jour pendant la saisie.

Chaque palier se règle avec trois champs :

• Comparaison : inférieur à ou supérieur à ;
• Durée : nombre entier de 1 à 9 999 ;
• Unité : minutes, heures, jours ou semaines.

L’échelle standard est :

1. inférieur à 1 heure
2. inférieur à 24 heures
3. inférieur à 1 semaine
4. inférieur à 2 semaines
5. inférieur à 4 semaines
6. inférieur à 8 semaines
7. supérieur à 8 semaines

Le dernier palier est en supérieur à : il couvre tout ce qui dépasse le palier précédent. C’est le seul cas où deux lignes peuvent porter la même durée, par exemple inférieur à 8 semaines puis supérieur à 8 semaines.

Revenir aux durées par défaut replace ces sept valeurs dans le formulaire. Le changement n’est pas enregistré tant que vous n’avez pas cliqué sur Enregistrer.

Règles refusées à l’enregistrement

L’enregistrement est bloqué, avec un message d’avertissement, dans les cas suivants.

• Une durée n’est pas un entier supérieur ou égal à 1.
• Un palier est plus court que le précédent. L’ordre va toujours du plus court au plus long.
• Deux paliers ont exactement la même durée, sauf le couple inférieur à puis supérieur à décrit ci-dessus.
• Deux paliers tombent sur la même heure. Les minutes sont converties en heures arrondies à l’heure supérieure : 30 minutes et 50 minutes valent toutes les deux 1 heure, et sont donc refusées. Écartez les paliers d’au moins une heure, sauf pour le palier final supérieur à.

Si les paliers sont refusés, ni la grille ni les durées ne sont enregistrées.

Ce que l’enregistrement change

Les notes déjà saisies restent dans la même colonne. Changer « inférieur à 24 heures » en « inférieur à 2 jours » ne déplace pas les notes de la colonne 2 : seul le libellé, puis la durée utilisée pour le calcul, changent.

Après un enregistrement valide :

• les textes de la matrice sont ceux de la société active ;
• les sept colonnes des grilles DMTP, DMIA et PDMA de cette société portent les nouveaux libellés ;
• les heures de DMTP déjà calculées pour les sous-activités des projets de la société sont recalculées à partir des notes existantes et des nouveaux paliers.

La durée retenue sur une grille se déduit des notes 1 à 4, lues de la colonne la plus courte vers la plus longue.

• DMTP : si une note 4 apparaît, la durée retenue est la colonne précédente (ou le temps réel si la note 4 est déjà sur la première colonne). Sinon, c’est la première colonne dont la note atteint 3. Si toutes les notes valent 1, le résultat est N/A.
• DMIA et PDMA : le même raisonnement, un cran plus tôt. Une note 3 sur la première colonne donne le temps réel ; une note 3 sur une colonne suivante retient la colonne d’avant ; sinon la première colonne dont la note atteint 2 est retenue.

Allonger ou raccourcir un palier peut donc changer la durée affichée sans qu’aucune note ait été ressaisie. Vérifiez quelques activités représentatives après un changement d’échelle.

Bonnes pratiques

• Faites valider les huit critères par le métier et la direction avant les ateliers BIA. Les analystes n’ont ensuite qu’à choisir 1, 2, 3 ou 4.
• Gardez une marche régulière entre les niveaux. Évitez deux phrases que l’on pourrait noter indifféremment 2 ou 3.
• Ne modifiez les paliers qu’en accord avec les personnes qui ont déjà noté des grilles. Les notes ne bougent pas de colonne, mais leur signification en heures, en jours ou en semaines change.
• Réservez supérieur à au dernier palier, qui ferme l’échelle.
• Contrôlez l’aperçu avant d’enregistrer : c’est exactement l’en-tête que verront les grilles d’analyse.